قسم الفهرسة و التصنيف
يعد قسم الفهرسة والتصنيف من الأقسام الهامة بالمكتبة، حيث يهتم بتنظيم المجموعات حسب نظام معين وفقاً لقواعد وإجراءات علمية مقننة. ويستخدم القسم أحد النظم العالمية المتكاملة لتنظيم واختزان واسترجاع المعلومات ، وهو نظام الأفق (Horizon), يقوم القسم بالمهام التالية:
- الإعداد الفني لمصادر المعلومات وعمل الإجراءات الفنية اللازمة لها من فهرسة وتصنيف وتكشيف ، بغرض سهولة وصول المستفيد إلى أوعية المعلومات التي يريدها.
- مفتاح المكتبة هو فهرسها ، حيث أنه هو المرشد للوصول إلى محتويات المكتبة ، لذلك فإن وجود مقتنيات تم فهرستها وتصنيفها بدقة وشمولية مع وجود مداخل رئيسية وإضافية لها بالعنوان والموضوع والمؤلف لتسهيل الوصول إليها يعتبر أمراً في غاية الأهمية ، لذلك هو القسم المسؤول عن صيانة وضبط الفهرس الآلي.
- معالجة الإشكاليات الخاصة برقم الباركود أو أي صعوبة تواجه المستفيد في الحصول على وعاء ما.
- طباعة قوائم بعناوين أو مواضيع محددة ، أو حسب الطلب.
قسم التزويد
يتم تزويد مكتبات الجامعة عن طريق الشراء من المعارض ودور الكتب المختلفة في الداخل والخارج وكذلك عن طريق الإهداء والتبادل والإيداع من الأفراد والمؤسسات وكذلك الرسائل العلمية. ويناط بهذا القسم مهام واختصاصات متعددة، منها:
– العمل على تنمية مصادر المعلومات وتوفير المواد المكتبية المختلفة في مكتبات الجامعة عن طريق التزويد.
-فحص قوائم الكتب التي ترد من الكليات في الجامعة والعمل على تكشفيها تلافيا للتكرار.
-فحص قوائم الكتب الواردة من دور النشر والمعارض لتحديد العناوين المراد شرائها.
– استلام المواد التي تورد إلى المكتبة عن طريق الشراء أو الإهداء أو التبادل, من ثم توزيعها على المكتبة المركزية والمكتبات الفرعية .
– إعداد إحصائيات متعلقة بالمواد التي زودت مكتبات الجامعة بها.
– التنسيق بين قسم التزويد والأقسام الأخرى بالعمادة سواء فيما يتعلق بالفهرسة والتصنيف.
قسم الإعارة وخدمات المستفيدين
تعد الإعارة من أهم الخدمات التي تقدمها المكتبات للمستفيدين ، وبها يقاس فعالية المكتبة وغالبا يشرف عليه موظف يقوم بتسجيل المادة قبل إخراجها للمستعير والتأكد منها في حال إرجاعها من قبل المستفيد
مهام قسم الإعارة و خدمات المستفيدين :
1- إخراج المادة المعارة التي يطلبها المستفيد إلى خارج المكتبة لقراءتها في بيته أو أي مكان آخر
2- التجديد للمواد المستعارة والتي انتهت مدة إعارتها ولا يزال المستعير بحاجة لها ، وعادة تسمح العمادة بتجديد الكتاب نفسه مرة واحدة.
3- حجز الكتب عند استرجاعها لبعض المستفيدين الذين هم بحاجة ملحة إليها .
4- متابعة المواد المتأخرة وتذكير المستعيرين بذلك عن طريق الاتصال بهم عن طريق الهاتف
5- الرد على استفسارات زوار المكتبة من الطلاب والباحثين عند الزيارة المباشرة .
وحدة الدعم الفنى
هى وحدة متخصصة تضم عدد من الكوادر المؤهله فى مجال تقنية المعلومات, ويتم أداء المهام التالية فى وحدة الدعم الفنى :
- الاشراف و متابعة عملية ادخال البيانات فى قاعدة بيانات نظام الافق HORIZON.
- صيانة اعطال النظام , واجراء عملية النسخ الاحتياطى لقاعدة بيانات الافق .
- تقديم الدعم الفنى للعاملين بالمكتبة .
وحالياً تم تنصيب نظام المحتوى الرقمى لجامعة العلوم و التقانة Dspaceو هو نظام يقوم بأدارة المحتوى الرقمى واتاحة المصادر الالكترونية مثل (الكتب , الدوريات و الرسائل الجامعية , ورش , سمنارات , ….الخ) , وتتم الان اجراء عملية الادخال على النظام ومن ثم أتاحة الوصول الى المستودع الرقمى من خلال الموقع الرسمى لجامعة العلوم و التقانة و جاري تحويل نظام الافق الي نظام كوها وهو نظام مجاني مفتوح المصدر ويسهل التعامل معه من خلال صفحة الجامعة